Datenschutzhinweise für Bewerber der POOLgroup GmbH (Art. 13 DSGVO)

1. Verantwortlicher und Kontakt
POOLgroup GmbH, Südring 26, 48282 Emsdetten, Deutschland
Telefon: +49 2572 9200 | E-Mail: info@pool.de

2. Datenschutzbeauftragter
datenschutz-team@audatis.de

3. Zwecke der Verarbeitung
Prüfung der Eignung, Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Optional und nur bei Einwilligung: Aufnahme in einen Talentpool zur späteren Kontaktaufnahme.

4. Rechtsgrundlagen
– Bewerbungsverfahren: § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
– Rechtsverteidigung (z. B. AGG-Fristen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
– Talentpool (optional): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG (freiwillig, jederzeit widerruflich).
– Besondere Kategorien (z. B. Gesundheitsdaten) nur, soweit erforderlich: § 26 Abs. 3 BDSG i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

5. Verarbeitete Datenkategorien
Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum), Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen), Kommunikations- und Terminangaben, Gesprächs-/Bewertungsnotizen, technisch bedingte Protokolldaten des Bewerbermanagement-Systems.
Optional: Reisedaten/Bankdaten ausschließlich zur Reisekostenerstattung.

6. Datenquellen nach Art. 14 DSGVO
Soweit für die Stellenbesetzung erforderlich, können berufsbezogene, öffentlich zugängliche Informationen aus beruflichen Netzwerken (z. B. LinkedIn, XING) oder Angaben von Personalvermittlern berücksichtigt werden. Private Netzwerke werden nicht ausgewertet. Über die jeweilige Quelle informieren wir gesondert, soweit rechtlich geboten.

7. Empfänger / Kategorien von Empfängern
Intern: Personalabteilung, fachlich verantwortlicher Vorgesetzter, Geschäftsführung, ggf. IT-Administration (rollenbasiert, Erforderlichkeitsprinzip).
Auftragsverarbeiter: Bewerber-Management/Hosting und technische Dienste (z. B. maxime-media.de), E-Mail/Cloud-Dienste, IT-Support. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

8. Übermittlungen in Drittländer
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich in der EU/dem EWR. Ein Zugriff aus Drittländern (z. B. im Remote-Support eines IT-Dienstleisters) kann im Einzelfall nicht ausgeschlossen werden. In solchen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher (insbesondere durch EU-Standardvertragsklauseln sowie ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen).

9. Speicherdauer
Bei Absage: Löschung regelmäßig 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn, eine längere Speicherung ist zur Rechtsverteidigung erforderlich.
Talentpool: Löschung nach 24 Monaten oder früher bei Widerruf.
Bei Einstellung: Übernahme relevanter Bewerbungsdaten in die Personalakte; dort gelten die Fristen für Beschäftigtendaten.

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Die üblichen Bewerbungsangaben sind für die Prüfung Ihrer Bewerbung erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Berücksichtigung nicht möglich. Freiwillige Angaben und Einwilligungen (Talentpool) sind als solche gekennzeichnet; ein Unterlassen hat keine Nachteile für das laufende Verfahren.

11. Ihre Rechte
Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

12. Beschwerderecht
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei der für unseren Sitz zuständigen Behörde.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt.